Stało się. Zdecydowaliście. Wasza działalność jako grupy nieformalnej dobiegła końca. Zakładacie organizację pozarządową, czyli fundację albo stowarzyszenie. Będziecie mogli wnioskować o dotacje i realizować projekty, których dotąd nie mogliście z powodu braku tzw. bazy formalnej. Trochę się boicie, czy wam się uda? Z ręką na sercu: w prowadzeniu organizacji pozarządowej najprostsze jest jej założenie. To dopiero potem zaczyna się gąszcz przepisów, obowiązków i odpowiedzialności. Z założeniem poradzicie sobie bez problemu.
Stowarzyszenie czy fundacja?
Obie formy dają wam podobne możliwości działania, trochę się jednak od siebie różnią. Do założenia fundacji wystarczy jedna osoba i fundusz założycielski; zwyczajowo przyjmuje się, że powinien wynosić co najmniej 500-1000 zł. Do założenia stowarzyszenia wystarczy siedem osób i zero złotych. Uwaga: mowa tu o stowarzyszeniu rejestrowym, nie stowarzyszeniu zwykłym. Do założenia zwykłego wystarczą trzy osoby, ale jako że nie ma ono osobowości prawnej oraz może prowadzić tylko działalność nieodpłatną, a my mamy mówić o pieniądzach w kulturze, to zostaniemy dziś przy rejestrowym. Wracając do kuszącej kwoty 0 zł – oczywiście to nie jest do końca prawda, bo prędzej czy później pojawią się niezbędne wydatki; chodzi o to, że stowarzyszenie nie musi mieć funduszu założycielskiego. Więcej informacji na temat różnic między stowarzyszeniem a fundacją znajdziecie w artykule Jak rozpocząć działalność społeczną? Stowarzyszenie czy fundacja, po co rejestracja? pod adresem http://poradnik.ngo.pl/stowarzyszenie-czy-fundacja – i już teraz warto, żebyście zanotowali sobie adres www.ngo.pl i dali im lajka na fejsbuku. Serwis ngo.pl to źródło rzetelnej wiedzy o prawie dotyczącym organizacji pozarządowych, zbiór bezcennych porad praktycznych i informacji o bezpłatnych szkoleniach i konsultacjach. To tam przez lata zdobywałam wiedzę prawną i faktyczną na temat funkcjonowania organizacji pozarządowych i bez świadomości, że istnieje poradnik.ngo.pl na pewno nie odważyłabym się założyć swojej fundacji.
Decyzja: fundacja
Już wiecie, że chcecie działać w małym gronie i że stać was na zrzutkę na fundusz założycielski. Na razie funduszu nigdzie na wpłacacie – odkładacie pieniądze w bezpieczne miejsce, żeby sobie po prostu były. Waszym pierwszym krokiem jest wizyta w biurze notarialnym, gdzie notariusz sporządzi wasz akt fundacyjny. Wcześniej jednak poprosi was o dostarczenie różnych informacji. M.in. zapyta o cele działania fundacji. Muszą one pokrywać się z tym, co napiszecie w statucie – warto więc statut przemyśleć już wcześniej, ale o tym za chwilę. Najpierw zdecydujcie, kto w jakim stopniu chce być aktywny w fundacji. Fundatorzy i fundatorki mogą tylko doprowadzić do powstania fundacji, a potem już nie włączać się w jej działania, lub odwrotnie – wejść w skład zarządu i prowadzić organizację od początku do końca. To wasza decyzja. Uwaga, wizyta u notariusza kosztuje! Wynagrodzenie dla osoby sporządzającej akt notarialny nie powinno przekroczyć 100 zł (chyba że wasz fundusz założycielski jest wyższy niż 3 000 zł). Płacicie też za wydanie odpisu aktu notarialnego.
A co z tym statutem? Wbrew pozorom, w praktyce jest to o wiele ważniejszy dokument niż akt notarialny, bo statut jest podstawowym dokumentem dla działania organizacji – dotyczy to i fundacji, i stowarzyszeń. To statut określa, co wolno wam robić (cele) i w jaki sposób (sposoby działania), kto ma prawo reprezentować organizację i dysponować jej majątkiem (sam prezes? dwie osoby działające łącznie? każdy z członków zarządu?). Ogólnie biorąc, statut jest tym dokumentem, do którego będziecie zaglądać najczęściej. Warto dobrze przemyśleć wszystkie zapisy, bo w razie potrzeby dokonania zmiany w już zarejestrowanym statucie, trzeba ją zgłosić do KRS, a trochę szkoda na to czasu. Jak napisać dobry statut? Najlepiej poczytać statuty organizacji, które znacie i których działania są podobne do tych, które sami chcielibyście prowadzić, i wziąć przykład z kolegów i koleżanek. Można też sprawdzić, czy w waszym mieście są prowadzone bezpłatne konsultacje dla nowo powstających organizacji.
No dobrze, macie dwa podstawowe dokumenty. Do teczki, z którą pójdziecie do KRS-u właściwego dla siedziby waszej fundacji, wkładacie jeden egzemplarz aktu fundacyjnego i trzy egzemplarze statutu, jak również uchwałę fundatorów o powołaniu władz fundacji, czyli zarządu i ewentualnie komisji rewizyjnej lub rady fundacji oraz uchwałę o przyjęciu statutu przez fundatorów. Te dokumenty są załącznikami do formularza KRS W-20, który możecie pobrać z odpowiedniej zakładki na ngo.pl lub znaleźć na stojaku w KRS-ie. Od razu weźcie też formularz KRS-WK – to już ostatni dokument, który trzeba załączyć. No, prawie. Jeśli w akcie fundacyjnym nie oświadczenia, jakiemu ministrowi będzie podlegać wasza fundacja, to trzeba je złożyć do KRS-u oddzielnie. Jeśli zajmujecie się sztuką, to waszym ministrem nadzoru jest oczywiście Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego. I już naprawdę ostatni załącznik: dowód uiszczenia opłaty za rejestrację (250 zł w przypadku fundacji bez działalności gospodarczej, 600 z działalnością gospodarczą) lub wniosek o zwolnienie z niej. Jeśli chcecie prowadzić działalność gospodarczą, to musicie wykonać jeszcze inne działania, o których możecie przeczytać… wiecie, gdzie. Tam też znajdziecie formularz KRS-WM i przypomnienie, że dla organizacji chcących prowadzić działalność gospodarczą wartość minimalna funduszu założycielskiego jest wyższa niż podane powyżej minimum. Uwaga: tak naprawdę rejestracją może zająć się fundator lub fundatorzy, a zarząd można wybrać później. W takiej sytuacji zamiast formularza KRS-WK załączcie formularz KRS-WF – ale dużo praktyczniej jest wybrać zarząd przed rejestracją, bo w końcu i tak trzeba będzie to zrobić.
W ciągu tygodnia od podpisania aktu fundacyjnego złożyliście dokumenty. Czekacie na pismo, że fundację zarejestrowano. W tym czasie bez waszego udziału w murach różnych urzędów nadaje się wam automatycznie numery NIP i REGON, o których dostaniecie informację pocztą. Kiedy już po kilku tygodniach przyjdą te magiczne cyfry oraz potwierdzenie rejestracji, nie otwierajcie od razu szampana i nie zabierajcie się za pieczenie tortu, bo przed upływem 21 dni od wpisu do KRS musicie zdążyć złożyć do waszego urzędu skarbowego formularz NIP-8 z danymi uzupełniającymi, a żeby w formularzu wpisać numer konta bankowego, musicie je założyć odpowiednio późno (bo po rejestracji) i odpowiednio wcześnie (bo przed upływem trzech tygodni musicie już mieć jego numer). Wybierając bank, najlepiej kierować się opinią istniejących już organizacji. Może trudno w to uwierzyć, ale są banki, które dla NGOsów prowadzą konta całkowicie nieodpłatnie. Założyliście konto, złożyliście NIP-8 – brawo! Wasza fundacja istnieje, ten kieliszek szampana albo beza z czekoladą naprawdę wam się należy. Możecie już zamówić pieczątkę i zacząć planować wnioskowanie o dotację, o którym możecie poczytać w tym numerze „nietakt!tu” na stronie 62.
Jeszcze jedno: nie zwlekajcie z otwieraniem przesyłek z KRS-u. Mogą one zawierać informację, iż popełniliście pomyłkę w dokumentach i sąd wzywa was do jej naprawienia, określając czas, w jakim macie to zrobić. Jeśli tego terminu nie dotrzymacie, wasza sprawa może wygasnąć i całą procedurę będziecie musieli zacząć od początku. Zazwyczaj na reakcję macie 7 dni, ale każdorazowo warto to sprawdzić. Ponadto są sytuacje, w których sąd ma prawo uznać, że list doręczono, nawet jeśli z waszej strony nie nastąpiła żadna reakcja.
Decyzja: stowarzyszenie
Nie musicie mieć aktu fundacyjnego, ale musicie mieć statut. W tej kwestii dotyczy was wszystko to, co powyżej napisałam do waszych kolegów i koleżanek z fundacji. Statut to wasz kluczowy dokument i nie można go pisać na łapu capu. Uchwalicie go, czyli przyjmiecie uchwałą, podczas walnego zebrania założycielskiego, ale lepiej pomyślcie o nim wcześniej, naszkicujcie wersje próbne, skonsultujcie się z innymi założycielami i założycielkami. Kiedy projekt statutu będzie dobrze przemyślany i znany wszystkim, głosowanie przebiegnie sprawniej i pomoże wam to uniknąć w przyszłości nieporozumień związanych z możliwymi niejasnościami co do np. kompetencji poszczególnych osób czy zależności między nimi. Co jeszcze powinno się wydarzyć podczas walnego zebrania założycielskiego oprócz uchwalenia statutu? Przede wszystkim podjęcie uchwały o założeniu stowarzyszenia. Musi też nastąpić wybór władz: zarządu i komisji rewizyjnej (w stowarzyszeniu posiadanie komisji rewizyjnej jest obowiązkowe). Aha – pamiętajcie, że absolutne minimum zajętych krzeseł podczas zebrania założycielskiego to siedem.
Jak wygląda wasza teczka, z którą do tygodnia po zebraniu założycielskim idziecie do KRS? Podobnie jak fundacyjna: formularz KRS-W20, załączony do niego KRS-WK z informacjami o zarządzie i komisji rewizyjnej oraz statut podpisany przez zarząd. Ponadto dokładacie: protokół z zebrania założycielskiego podpisany przez przewodniczącego i sekretarza zebrania oraz listę członków-założycieli (niezbędne składowe: imiona, nazwiska, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, numery i serie dowodów osobistych, numery PESEL, własnoręczne podpisy. Lista może też od razu zawierać oświadczenia o wymaganych prawem: posiadaniu polskiego obywatelstwa, pełnej zdolności do czynności prawnych i pełni praw obywatelskich). Załącznikami do protokołu są podpisane przez przewodniczącego zebrania i sekretarza: uchwała o powołaniu stowarzyszenia, uchwała o przyjęciu statutu, uchwała o wyborze zarządu i uchwała o wyborze komisji rewizyjnej. Podejmujecie je i numerujecie w tej właśnie kolejności. Każdy dokument, oprócz formularzy, zanosicie do KRS-u w dwóch egzemplarzach (i to w dwóch oryginałach, nie w postaci oryginału i skserowanej kopii), a trzeci (również oryginał) zostaje w waszej wewnętrznej dokumentacji. Jeśli chcecie prowadzić działalność gospodarczą, to dotyczy was także formularz KRS-WM. Wtedy opłata za rejestrację wynosi 600 zł, jeśli zaś nie planujecie działalności gospodarczej, to – niespodzianka – rejestrujecie się bezpłatnie. Zdarza się, że urzędnicy i urzędniczki w okienku automatycznie cofają was do kasy. Jeśli tak się stanie, śmiało mówcie, że jako stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej nie musicie wnosić opłaty. Uwaga: statut i formularze rejestracyjne muszą być podpisane przez cały zarząd, nawet jeśli w przyszłości jego członkowie i członkinie mogą reprezentować stowarzyszenie jednoosobowo.
Dalej już wiecie. NIP i REGON nadają się same, przychodzą pisma. Zakładacie konto, wypełniacie NIP-8 i składacie do urzędu skarbowego. Zaczynacie działalność i odtąd podlegacie różnym obowiązkom sprawozdawczym – zanim nadejdzie sezon wnioskowania o dotację, możecie poszukać bezpłatnych szkoleń, które pomogą wam bezboleśnie zaplanować kalendarz zebrań i sprawozdań.
Grafiki: Monika Brząkała
