Jak oszczędzać czas i nerwy, czyli wnioskujemy o dotację

A jak aplikacja o dotację


Znaleźliście, ogólnie biorąc „konkurs z pieniędzmi na kulturę” i chcecie o te pieniądze zawalczyć. Słyszeliście, że to strasznie skomplikowane, czasochłonne i nie da się wygrać bez znajomości? To nieprawda. Słyszeliście może, że to bardzo proste: siadasz, piszesz, co ci w duszy gra i dostajesz górę złota? No nie, tak dobrze nie jest. Ale z „nietakt!towym” niealfabetycznym poradnikiem macie szanse przejść przez wnioskowanie w miarę spokojnie. Czy skutecznie? Tego nie zagwarantuję, ale ta lektura może zwiększyć wasze szanse, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynacie się orientować w temacie.

J jak „Jaka dotacja? Jaki konkurs?”


Dotacje mogą być udzielane przez organizacje pozarządowe, firmy czy osoby prywatne, nas jednak dziś interesują dotacje ze środków publicznych. Najczęściej korzystamy z tych, które w trybie konkursowym przyznaje Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz biuro kultury urzędu miasta, w którym działa nasz teatr. Uwaga! Nie wystarczy być Teatrem X czy Grupą Y, trzeba mieć osobowość prawną, a jej forma określona jest w →regulaminie konkursu. I MKiDN, i urzędy miast ogłaszają konkursy zwykle jesienią. Dobrze jest zaglądać w tym okresie regularnie na strony internetowe tych instytucji lub obserwować w mediach społecznościowych profile typu MKiDN: konkursy dla NGO i innych. Kiedy już pojawią się ogłoszenia o Programach Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego czy konkursach na realizację zadania publicznego w zakresie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego (tak zwykle nazywają się konkursy miejskie), to nie należy rzucać się na wszystkie, tylko poważnie się zastanowić, w zakresie którego konkursu mieści się nasz pomysł na działanie. To jest jedna z absolutnie kluczowych kwestii. Z mojego doświadczenia, jako osoby przynajmniej raz na rok znajdującej się w jakiejś komisji, wynika, że jedną z najczęstszych przyczyn odrzucenia wniosku o dotację (czy też, według miejskiego nazewnictwa, „oferty realizacji zadania”) jest start w niewłaściwym konkursie. Jeśli chcecie przeprowadzić warsztaty wokalne dla seniorów, to interesuje was któryś z konkursów, który ma w nazwie termin „edukacja”. Jeśli chcecie stworzyć spektakl, to interesuje was „teatr”. Oczywiście sama nazwa konkursu nie wystarczy; trzeba jeszcze przeczytać cały →regulamin.

R jak regulamin


To jest dokument, który podczas pisania wniosku trzeba mieć cały czas pod ręką, a najlepiej w głowie. Regulamin w przypadku konkursów miejskich czasem nazywa się ogłoszeniem, ale to bez znaczenia – chodzi o dokument, który określa, →komu może być przyznana dotacja, →na co i na jakich →warunkach.

K jak komu

Najczęściej o dotacje mogą ubiegać się organizacje pozarządowe (fundacje i stowarzyszenia) oraz inne podmioty (kościoły, związki wyznaniowe i in.). Zakładam, że prowadzicie fundację lub stowarzyszenie i tego będę się dalej trzymać. Jeśli jesteście grupą nieformalną, niekoniecznie wszystko jest stracone. Możecie znaleźć jakąś sympatyczną organizację, która weźmie was pod swoje skrzydła, bo nie składa wniosku w danym konkursie i przyjmie wasz spektakl jako swój projekt, czyli będzie waszą bazą formalną.

N jak na co


Konkursów jest naprawdę dużo. Wiecie już, czy interesuje was kategoria „edukacja”, czy „teatr”? I tak koniecznie przeczytajcie →regulamin. A potem przeczytajcie go jeszcze raz. Zajrzyjcie też do regulaminów innych konkursów ogłaszanych przez daną instytucję i sprawdźcie, czy nie zdecydowaliście się zbyt pochopnie. Jeśli złożycie wniosek do konkursu, w którym wasz pomysł nie spełnia warunków regulaminu, nie macie co liczyć na wyrozumiałość komisji. Uwierzcie, z bólem serca odrzuca się świetnie napisaną ofertę na organizację rekonstrukcji historycznej złożoną do konkursu mającego na celu popularyzację sztuki współczesnej.

W jak warunki


Przykładowo: →regulamin mówi, że chodzi o kontynuację organizacji wydarzeń mających za sobą minimum trzyletnią tradycję. Nie zgłaszajcie się z pomysłem zorganizowania dopiero drugiej edycji festiwalu. Albo: zadanie ma mieć charakter ogólnomiejski, a wy macie pomysł na serię flash mobów integrujących mieszkańców i mieszkanki pewnego podwórka. No nie.

F jak formularz


Każdy konkurs wymaga złożenia wniosku w odpowiednim formularzu. W przypadku większości konkursów miejskich formularze znajdują się zwykle na stronach internetowych. Jeśli dopiero zaczynacie wchodzić w ten świat i nie umiecie znaleźć formularzy, zadzwońcie do odpowiedniego biura urzędu miasta i poproście o pomoc. Zdziwieni? A dlaczego? Urzędnikom i urzędniczkom wcale nie sprawia przyjemności czytanie wniosków nieprawidłowych formalnie i odrzucanie ich. Nie tylko w waszym, ale i komisji interesie leży, żebyście przystępując do wnioskowania mieli komplet informacji. Z kolei w MKiDN (i nielicznych urzędach miast) wniosek składacie przez →elektroniczny generator. Niezależnie od tego, czy dany konkurs wymaga działań tradycyjnych (wypełnienie pliku w komputerze i złożenie wydruku), czy elektronicznych (wysłanie formularza w systemie elektronicznym i złożenie wydruku potwierdzenia, por. →elektroniczny generator), podstawowa odpowiedź na pytanie, jak wypełniać formularz, brzmi: rozsądnie. A to znaczy →starannie i →zrozumiale.

S jak starannie


Wypełnijcie formularz naprawdę dokładnie. Numer KRS, wskazanie osób reprezentujących organizację (por. →statut), skreślenie tam, gdzie „niepotrzebne skreślić”, podkreślenie tam, gdzie „potrzebne podkreślić”. Czytajcie przypisy do poszczególnych pól w formularzu – może się okazać, że dane pole was nie dotyczy i ma zostać puste. Może wam się wydawać to mało ważne, ale wasza niechlujność jako oferenta może zasugerować, że podobnie niechlujni będziecie jako beneficjent, czyli organizacja, która otrzymała dotację i oprócz tego, że ma ją wydać, musi ją też później prawidłowo rozliczyć, czyli wypełnić kolejne formularze.

Z jak zrozumiale


Piszcie wprost, nazywajcie rzeczy po imieniu, bądźcie konkretni. Piszcie wyczerpująco – tak żeby czytająca waszą ofertę komisja mogła sobie wyobrazić wasze przedsięwzięcie – ale zwięźle. Czy naprawdę na opis koncepcji spektaklu potrzebujecie aż dwóch stron A4? Zastanówcie się, które informacje są potrzebne, a które niekoniecznie. Ta, że macie zgodę szkoły podstawowej nr 160 na dysponowanie salą gimnastyczną po specjalnej stawce przez trzy godziny tygodniowo, jest potrzebna, ale już ta, że samodzielnie przenosicie materace do magazynku, a potem odnosicie je na miejsce, naprawdę nic nie wnosi. Aha – ta o dysponowaniu salą też nie powinna znajdować się przecież w opisie koncepcji, prawda? Przenieście ją do pola, w którym opisujecie miejsce realizacji zadania i środki, jakimi w tym celu dysponujecie. Za to w opisie na pewno warto podać, że spektakl poruszający tematykę więzi człowieka z przyrodą będzie zrealizowany w plenerze; akurat tu miejsce realizacji ściśle łączy się z pomysłem na przedstawienie.

C jak cele i rezultaty


Cel, czyli co chcecie osiągnąć, rozpoczynając przedsięwzięcie. Celem projektu, który polega na produkcji spektaklu, może być np. zwrócenie uwagi na problem zanieczyszczenia środowiska, a przy tym wzbogacenie repertuaru polskiego offu o wartościowy spektakl, który zrealizujecie dzięki dotacji, oraz popularyzacja offowego teatru dzięki częstej prezentacji dobrych przedstawień. Rezultat to odpowiednio np. nagłośnienie sprawy wylewania do Wisły szkodliwych substancji, realizacja jednego spektaklu z udziałem siedmiorga artystów i wzrost liczby widowni teatralnej w waszym mieście. Pamiętajcie, że stopień osiągnięcia rezultatów trzeba móc zmierzyć i udowodnić. Po waszym spektaklu zaproszono reżyserkę do programu radiowego o problematyce ekologicznej i oprócz dwóch recenzji w prasie stricte teatralnej napisano trzy wzmianki w ogólnopolskich portalach informacyjnych? Macie afisz spektaklu, program, ulotkę z obsadą? Wiecie, ile sprzedaliście biletów lub wydaliście bezpłatnych wejściówek? To oczywiście dopiero się wydarzy, ale na etapie pisania wniosku warto wsiąść w wehikuł czasu i od razu myśleć o sposobie zmierzenia i wykazania osiągnięcia rezultatów – chociażby po to, żeby komisja widziała, że umiecie planować swoje działania realistycznie i w doniesieniu do konkretnych warunków.

H jak harmonogram


Czytaliście już kilka razy →regulamin, prawda? Wiecie więc już, w jakim przedziale czasowym macie zrealizować zadanie. Teraz trzeba zaplanować kolejne działania, uwzględniając każdy etap realizacji projektu. (Działania te potem znajdą odzwierciedlenie w →budżecie, przyjrzycie się więc od razu uważnie nie tylko ich przebiegowi, ale i kosztom.) Nie zapomnijcie o naborze uczestników i uczestniczek warsztatów, promocji spektaklu czy sprzedaży biletów. Sprawdźcie w regulaminie, ile czasu macie na rozliczenie zadania po jego zakończeniu i weźcie pod uwagę, że jeśli datę premiery wpiszecie jako datę zakończenia zadania, to czas na rozliczenie się z dotacjodawcą zacznie się liczyć od tego dnia – a mowa o napisaniu sprawozdania, sporządzeniu wykazu faktur i umów, zgromadzeniu całej dokumentacji. Warto zostawić sobie na to więcej czasu i po premierze przeznaczyć jeszcze chwilę na działania podsumowujące projekt, co pozwoli wam z większym spokojem odnaleźć się w popremierowej rzeczywistości. Przy okazji: znacie życie. Planowaliście napisać artykuł do „Nietak!tu” w dwa dni, a zajęło wam to tydzień? We wrześniu obiecaliście wysłać zdjęcia z imprezy „od razu”, a nosicie się z tym do dziś? No właśnie. Uwzględniajcie rzeczywistość w harmonogramie. Pamiętajcie, że będziecie potem rozliczać się m.in. z terminów. Zaplanowanie warsztatów na 15 kwietnia 2017 roku brzmi świetnie w październiku 2016, ale może jednak lepiej wpisać po prostu kwiecień?

L jak ludzie


Dlaczego akurat ta koleżanka będzie kierowniczką produkcji? Dlaczego ten scenograf, a nie inny? Kiedy podajecie biogramy, sprofilujcie je pod kątem wniosku. Nie zaczynajcie biogramu koordynatorki od informacji o jej doświadczeniu w dziedzinie fotografii artystycznej, a w dokonaniach scenografa wyeksponujcie jego najbardziej rozpoznawalne prace. Na pewnym etapie opcja „kopiuj-wklej” jest bardzo kusząca, ale wasz wniosek nie wyjdzie na niej najlepiej.

B jak budżet


Realistyczny, realistyczny, realistyczny. To znaczy: niezawyżony, ale też niezaniżony! To, że jesteście organizacją pozarządową, nie znaczy, że nie możecie płacić artystom i organizatorom według ludzkich stawek, a kostiumy musicie znajdować na śmietnikach. Inna rada praktyczna: nie przesadzajcie z dokładnością do piętnastu groszy. Jeśli wiecie, że coś na pewno będzie kosztować dokładnie 43,20 (np. druk programów w konkretnej firmie), to OK, ale jeśli szacujecie wynagrodzenia – dajcie spokój z kwotami typu 1528, 43. 1500,00 czy 1550,00 mają tyle samo sensu, a o wiele ładniej wyglądają w tabelce i łatwiej się liczą. Pamiętajcie, żeby w budżecie uwzględnić wszystkie działania generujące koszty. Spójność opisu projektu, harmonogramu i budżetu to jedno z istotnych kryteriów podczas oceny wniosku.

G jak glazura


Koniecznie sprawdźcie, czy →regulamin zawiera wykaz kosztów kwalifikowanych. Tylko te koszty możecie pokryć z dotacji.

D jak dodatkowe dokumenty


Wiem, że →regulamin znacie już na pamięć, ale czy przeczytaliście też aneks do niego, wytyczne i załączniki? Można się z nich dowiedzieć, że oprócz złożenia formularza oferty należy złożyć: statut waszej fundacji, dwie rekomendacje, zgodę instytucji miejskiej na użyczenie przestrzeni, list intencyjny o współpracy, dokumentację wcześniejszych trzech edycji festiwalu na płycie CD… Jeśli załącznik jest obowiązkowy, jego brak może was zdyskwalifikować.

E jak elektroniczny generator


W zasadzie każda instytucja używająca internetowego generatora wniosków ma inny system, ale wszystkie działają według podobnych reguł: trzeba założyć konto (jedna organizacja – jedno konto!), wypełnić formularz w Internecie (nie trzeba całego naraz, można zapisać zmiany i kontynuować pisanie później), wysłać go również przez Internet, a potem do instytucji zarządzającej wysłać lub przynieść w odpowiednim →terminie wygenerowane przez system potwierdzenie (konkursy MKiDN) lub wydruk całego wniosku (niektóre biura urzędów miast). Wraz z załącznikami!

T jak terminy


Czym jest deadline, wszyscy wiemy. Warto jednak zwrócić uwagę, czy procedura konkursu przewiduje możliwość korekty formalnej dla organizacji, które złożyły wniosek we wcześniejszym terminie, np. nie do 30 listopada, a do 16. O co chodzi? Zanim wniosek trafi do oceny merytorycznej, tzn. komisja będzie oceniać, czy pomysł jest ciekawy, czy spełnia założenia konkursu, czy macie wystarczające moce przerobowe (ludzi, sprzęt, doświadczenie), najpierw przechodzi ocenę formalną. Jeśli jej nie przejdzie, to nie trafia do oceny merytorycznej i wasza praca idzie na marne. Korekta formalna polega na tym, że instytucja, do której wnioskujecie, informuje was, że nie dopełniliście jakiegoś wymogu i daje czas na wniesienie poprawki. Jeśli macie zamiar skorzystać z tej możliwości, oznacza to, że macie mniej czasu na napisanie wniosku, ale z drugiej strony dzień przed tym prawdziwym, ostatecznym deadline’em beztrosko się relaksujecie, nie walcząc z czasem i zawieszającym się →elektronicznym generatorem. Wy już złożyliście i w dodatku wiecie, że przechodzicie do etapu oceny merytorycznej, bo urzędnik przypomniał wam np. o załączeniu →statutu.

S jak statut


Wiem, że to wiecie, ale przypomnę: organizacja może prowadzić tylko takie działania, jakie ma wpisane w swoim statucie. Jeśli w statucie nie macie edukacji kulturalnej, to konkurs z tego zakresu jest nie dla was, przynajmniej dopóki nie wprowadzicie zmian w KRS-ie.

X jak XL burger


Nie. Podczas pisania wniosków potrzebujecie najwyższej sprawności intelektualnej. W waszej diecie powinny się znaleźć witaminy z grupy B, żelazo, cynk, potas, magnez, fosfor. Że w okresie wnioskowania nie ma czasu na gotowanie? Wiadomo, że nie ma, ale zapiekanka z brązowego ryżu i fasoli robi się prawie sama, a w trakcie pisania można pić sok pomidorowy i skubać pestki słonecznika, kiełki pszenicy, orzechy, pestki dyni, winogrona czy suszone morele.

U jak udawanie, że ma się zgodę na współpracę


Nie warto. Zawsze pytajcie osoby, które wpisujecie we wniosek jako współpracowników i współpracownice, czy rzeczywiście będą chciały brać w udział w projekcie.
O jak oszukiwać w opisie projektu
Nie warto.

I jak ironiczne poczucie humoru w opisie projektu


Nie warto.

P jak pisanie na ostatnią chwilę


Nie warto.

Y jak yeti


Istnieje, ale nikt go nie widział – tak samo jest z pisaniem wniosków bez wątpliwości. Każdy je ma, nie przejmujcie się. Regulamin, numer kontaktowy do dotacjodawcy i siła spokoju to wasze klucze do sukcesu.

M jak mamy to, czyli składamy


Błagam was, jeśli zanosicie dokumenty osobiście, a kancelaria otwarta jest do 16.00, to nie ładujcie się do niej o 15.30. Jeśli wysyłacie pocztą, to nie wybierajcie się na osiedlową o 20.45, a na główną o 23.45. Nie po to tak ciężko pracowaliście, żeby teraz z powodu kolejki przeżywać dodatkowy stres i obgryzać paznokcie.


Żartuję! To jest M jak mamy to, czyli dostaliśmy dotację! Serdecznie gratuluję i życzę spokojnej i satysfakcjonującej realizacji projektu.